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FAQ - Artikel zurücksenden nach bereits gebuchtem Wareneingang

(Stand: 08/2026)

Verfügbar in Subscription: Core · Pro · Ultimate

Betrifft​

  • 🛒 Einkauf
  • 💶 Buchhaltung

Wie kann ich einen Artikel zurücksenden, wenn ich bereits einen Wareneingang verbucht habe?​

Frage​

Ein Artikel wurde falsch oder defekt geliefert und bereits über einen Wareneingang eingebucht (ggf. inklusive Seriennummer). Wie lässt sich der Artikel jetzt an den Lieferanten zurücksenden, sodass Lagerbestand und Buchhaltung korrekt bleiben?

Kurzantwort​

Dafür stehen zwei Wege zur Verfügung: das RMA-Modul (empfohlen, bildet den kompletten Rücksende-/Abhol-Workflow inkl. Nachverfolgung ab) oder alternativ die Weiterverarbeitung der Lieferantenrechnung in eine Lieferantengutschrift, wodurch Ware und Seriennummer automatisch wieder aus dem Lager ausgebucht werden.

Lösung / Überblick​

Weg 1 – RMA-Modul (empfohlen):

  • Öffne das RMA-Modul und lege einen Rücksende-/Abholvorgang zum betroffenen Lieferanten an.
  • Über das RMA-Modul lässt sich der komplette Kreislauf abbilden: Rücksendung bzw. Abholschein erstellen, Status verfolgen und die spätere Gutschrift/den Ersatz des Lieferanten zuordnen.
  • Dieser Weg bietet die beste Nachverfolgbarkeit, da du damit dokumentierst, wann was an wen zurückgesendet wurde.

Weg 2 – Lieferantenrechnung in Lieferantengutschrift weiterverarbeiten:

  • Öffne die zugehörige Lieferantenrechnung zum betroffenen Wareneingang.
  • Verarbeite sie weiter in eine Lieferantengutschrift.
  • Ware und ggf. hinterlegte Seriennummer werden dabei automatisch wieder aus dem Lager ausgebucht.

👉 Wähle Weg 2 vor allem dann, wenn du keine ausführliche Nachverfolgung des Rücksendevorgangs benötigst, sondern nur schnell den ursprünglichen Wareneingang buchhalterisch rückabwickeln möchtest.

Häufige Fehler​

  • Es wird versucht, den Wareneingang selbst nachträglich zu löschen oder zu stornieren, statt den vorgesehenen Weg über RMA oder Lieferantengutschrift zu nutzen.
  • Bei Artikeln mit Seriennummer wird die Rückbuchung manuell im Artikelstamm vorgenommen, statt den Vorgang über Lieferantengutschrift oder RMA korrekt zu dokumentieren – dadurch geht der Bezug zum ursprünglichen Wareneingang verloren.
  • Es wird angenommen, eine Rücksendung sei ohne Lieferantenrechnung möglich. Für Weg 2 wird zuerst die (ggf. auch mit 0,00 €) gebuchte Lieferantenrechnung benötigt, aus der die Gutschrift erstellt wird.

Tipp​

Nutze für einen vollständigen Nachweis gegenüber dem Lieferanten (z. B. bei Rückfragen zu Gutschriften) möglichst das RMA-Modul, da dort Rücksendungen und deren Status zentral einsehbar sind – bei der reinen Lieferantengutschrift fehlt diese zusätzliche Übersicht.